Privacy beleid

Datum laatste wijziging: 24 mei 2018
 
Privacyverklaring; Hoe gaat Jenaplanbasisschool De Nieuwe Kring om met persoonsgegevens.
 
Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke van de school (bestuur):
Stichting “De Nieuwe Kring”
Prinses Beatrixlaan 156 C
1111 GH Diemen
KvK-nr.: 41201431
Tel.: 020-695 44 88

Contactgegevens Functionaris voor de Gegevensbescherming:

[Nog te benoemen]

Algemeen

Stichting De Nieuwe Kring (hierna: “De Nieuwe Kring”) verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. De Nieuwe Kring vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. De Nieuwe Kring is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van onze school. In deze privacyverklaring leggen wij u graag kort uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens van uw kind

De Nieuwe Kring verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en om de leervoortgang bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs), de Onderwijsinspectie en de leerplichtambtenaar.
Wij verwerken persoonsgegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van uw kind

Wij verwerken diverse soorten persoonsgegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders/verzorgers hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij De Nieuwe Kring.
Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij
Categorieën van persoonsgegevens.
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. De Nieuwe Kring zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens van uw kind

Bij het verwerken van de persoonsgegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat wij de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van De Nieuwe Kring. Met deze organisaties sluiten we verwerkersovereenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

Beveiliging

De Nieuwe Kring neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Gegevens uit de leerlingadministratie worden over het algemeen 5 jaar bewaard. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via [email protected]

Welke rechten hebben een leerling en ouders/verzorgers van leerlingen jonger dan 16 jaar

Als ouders/verzorgers heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming) vastgelegd. Leerlingen en/of ouders/verzorgers kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van De Nieuwe Kring. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
De Nieuwe Kring zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

Cameratoezicht

Aan, rond en in het schoolgebouw van De Nieuwe Kring hangen meerdere (zichtbare) camera’s. De aanwezigheid van de camera’s is ter plaatse aangegeven met stickers, bordjes dan wel andere aanduidingen.
De aanwezige camera’s zijn bedoeld om de veiligheid van de personen aanwezig in en rondom voornoemde locatie en de bescherming van gebouwen en eigendommen te verhogen. De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van De Nieuwe Kring tot beveiliging van personen en goederen.
Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit.
Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat.

Vragen?

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting).
Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De Nieuwe kring kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.

 

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens:

Categorie

Toelichting

1. Contactgegevens

1a: naam, voornaam, e-mail, opleiding (bv. sector techniek);

1b: geboortedatum, geslacht;

1c: overige gegevens te weten:

adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;

2. Leerling nummer

een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1

3. Nationaliteit en geboorteplaats

 

4. Ouders, voogd

contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres)

5. Medische gegevens

gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen);

6. Godsdienst

gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag).

7. Studievoortgang

gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde studieresultaten te weten:

·         Examinering (gegevens rondom het examen)

·         Studietraject

·         Begeleiding leerling ( inclusief ontwikkelperspectief OPP)

·         Aanwezigheidsregistratie

·         Medisch dossier (papier)

·         Klas, leerjaar, opleiding

8. Onderwijsorganisatie

gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen ook lesroosters, boekenlijsten, schoolpasjes enz.

9. Financiën

gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)

10. Beeldmateriaal

foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming.

Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier).

11. Docent /zorgcoördi-nator/ intern begeleider/ decaan / mentor

gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen

12. BSN (PGN)

In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.

13. Keten-ID (Eck-Id)

unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten.

14 Overige gegevens, te weten ….

andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Deze zullen apart vermeld en toegelicht worden.